Reisebüro Oberfell, Wolfach

Zum Beispiel Reisebüro Oberfell: Kosten sparen und besser beraten

Das Reisebüro Oberfell setzt Maßstäbe im Kinzigtal. An den vier Standorten in Wolfach, Zell, Haslach und Hausach vertraut ein beachtlicher Kundenstamm auf Kompetenz in Sachen Urlaub. Für die Datenverwaltung und die Kommunikation untereinander nutzen die Geschäftsstellen die Software RBO, eine von Web Commerce speziell für das Reiseunternehmen entwickelte Lösung.

Die Ziele

Die wichtigste Anforderung bei der Konzeption der neuen Software: die bisher enormen Kosten für Kommunikation und Datentransfer zwischen den Filialen auf ein Minimum zu reduzieren. Die Vorläuferversion – eine offline-Lösung – war wegen des notwendigen Betriebs einer Standleitung nicht nur teuer, sie erforderte auch einen immensen Bedienaufwand. Die Nutzung des Internets für die neue Version soll ein Plus an Servicequalität und Schnelligkeit bringen und so die Kundenbindung weiter erhöhen. Außerdem wichtig für die Geschäftsleitung: die uneingeschränkte Erweiterbarkeit des Systems und seine Offenheit in Bezug auf neue Anforderungen.

Die Lösung

Web Commerce konzipierte eine völlig neue Software für das Wolfacher Unternehmen. Damit die hohen Anbindungskosten durch die Standleitung in Zukunft vermieden werden können, wurde auf eine online-basierte Softwarelösung mit zentralem Datenbestand gesetzt. Jeder zuständige Mitarbeiter kann nun in seiner Filiale über das Internet auf alle relevanten Daten zugreifen. Konflikte bei der zeitgleichen Datenverarbeitung an anderen Standorten sind ausgeschlossen.

Die neue Lösung bildet erstmals den gesamten Workflow einer Reiseanfrage bis zur Buchung adäquat ab. Von der Aufnahme der Kundenwünsche über die Weiterleitung zu einem Spezialisten für Zielregion oder Reiseart bis zu Ausarbeitung und Versand der detaillierten Reiseplanung per E-Mail erfolgen alle Vorgänge internetbasiert und unabhängig vom Standort. So ist immer die bestmögliche Beratung garantiert. Stellvertreter-Regelungen bei Urlaub und Krankheit sichern die optimale Kundenbetreuung im Tagesgeschäft ab.

Das Ergebnis

Die Mitarbeiter des Reisebüros Oberfell schätzen den Bedienkomfort des Systems, und das kommt auch ihren Kunden zugute. Mit der Integration des gesamten Workflows in die maßgeschneiderte Lösung schuf Web Commerce trotz der dezentralen Struktur des Unternehmens ideale Voraussetzungen für die Bearbeitung der Kundenwünsche und damit für mehr Kundenzufriedenheit.

Auch die Erweiterbarkeit des Systems mit neuen Funktionalitäten ist mit dieser Lösung sicher gestellt. Wann immer neue Anforderungen auftauchen, werden sie von Web Commerce kostengünstig und schnell in das System eingebunden. Die hohen Datentransferkosten sind mit der neuen internetbasierten Software Vergangenheit. Innerhalb kürzester Zeit hat sich die Investition amortisiert.

RBO wächst ständig weiter:

2008 programmierte Web Commerce eine Wunschermittlung, welche die Akquise und Kundenbetreuung verbessert und vereinfacht. Die Wünsche des Kunden erfasst der Mitarbeiter in einer Art Onlinefragebogen. Dadurch wird gewährleistet, keine wichtigen Infos zu vergessen. Zusätzlich lassen sich diese erfassten Daten automatisch für die Angebotserstellung und spätere Buchung verwenden. Ist ein Kunden bereits mit seinen Daten erfasst, erkennt dies das System automatisch. Ferner erzeugt es einen Job für den jeweiligen Spezialisten im Reisebüro. Damit werden die Ziele, den Kunden besser und schneller bedienen zu können, erfüllt.

Des Weiteren wurde die Einsatzplanung der Mitarbeiter erweitert. Nun werden automatisch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, abhängig von Urlaub, Krankheit und Schulungen, auf die Standorte mit deren Öffnungszeiten und vorgegebenen Besetzungen ermittelt. Außerdem werden die erfassten Tätigkeiten in den Einsatzplan mit einbezogen und zeigen Über- oder Unterlastungen einzelner Mitarbeiter an. So können die Tätigkeiten je nach Spezialgebiet wieder automatisch verteilt werden. Die Zeiterfassungen der Mitarbeiter fließen hier mit ein und werden gleich ausgewertet. Optisch aufbereitet wird das Ganze in einer Kalenderansicht mit verschiedenen Farben dargestellt.